John is al meer dan 20 jaar actief in de wereld van de media. Met zijn inzet als redacteur en hoofdredacteur van het vaktijdschrift VIP heeft hij veel bijgedragen aan de verspreiding van informatie en ervaringen over document- cq contentmanagement. Met de bundeling van krachten van de vakbladen VIP en Documentmanager breekt ook voor John persoonlijk een nieuw hoofdstuk aan.

John heeft, naast het vakblad, het terrein van ECM gepromoot door onder andere kennissessies, bootreizen en congressen. Op het gebied van Enterprise Content Management is hij terecht internationaal onderscheiden.

De andere genomineerden voor de document @ work Award 2009 waren:

Hans Kaashoek, Strategy Partners. Op een zeer vakkundige wijze heeft hij jaar op jaar de markt van documentmanagement geanalyseerd en gespresenteerd. Als gastspreker of dagvoorzitter is hij altijd toonaangevend en heeft hij een vooruitziende blik.

Prof.Dr.ir. Jan Scholtes, Chief Strategy Officer van Zylab. Onder zijn bezielende leiding zijn veel toonaangevende organisaties voorzien van opslag- en toegankelijkheids-systemen. Vooral zijn visie om een kwakkelend USA bedrijf over te nemen en er een wereld succes van te maken is geweldig.

DLC 2010 brengt de verschillende disciplines binnen de document industrie samen. Dit evenement presenteert de top op het gebied van Mail, Print en ECM. In een boeiende combinatie van visie en praktijk. Zodat die samenhang tot zijn recht kan komen. Want, steeds dragen documenten informatie.

 
http://www.documentlifecycle.nl/

In januari 2008 is binnen de politie organisatie het project implementatie Businessplan Werving & Selectie van start gegaan om te komen tot een gestandaardiseerd proces van werving & selectie voor de gehele Nederlandse politie.

Dit project heeft als resultaat gehad dat op 1 december 2008 het gestandaardiseerde proces werving & selectie is geïmplementeerd en één landelijk contactcentrum voor werving & selectie bij de politie is gerealiseerd. Daarnaast waren de eisen en wensen voor het ondersteunende ICT systeem, kandidaatvolgsysteem (KVS) genaamd, gedefinieerd.

De opdracht aan Unisys betreft in het kort de realisatie van een KVS ten behoeve van de Politieacademie en voor alle 26 politiekorpsen in Nederland. Dit systeem heeft tot doel het aansturen en beheren van het gehele selectieproces, vanaf de aanmelding tot aan de aanname of afwijzing van de kandidaat. Naast de aansturing van het proces, zal de oplossing voorzien in een ruime mate van management informatie op operationeel, tactisch en strategisch niveau.

Unisys zal in nauwe samenwerking met zijn businesspartner in deze Metastorm een Business Proces Management (BPM) oplossing voor het kandidaatvolgsysteem (KVS) realiseren die nog dit jaar kan worden geïmplementeerd.

Alle politiekorpsen in Nederland zullen gebruik gaan maken van het nieuwe kandidaatvolgsysteem (KVS). Met de ontwikkeling en in gebruik name van dit systeem wordt een zeer belangrijke stap gezet richting de nieuwe koers die de Politieacademie heeft ingezet, vereenvoudiging en het nog beter uitvoeren van kerntaken.

Over Unisys

Unisys is wereldwijd actief in IT-diensten en -oplossingen. We bieden een portfolio aan ICT-diensten, software en technologie die kritische problemen bij klanten helpt oplossen. We zijn erin gespecialiseerd om klanten te helpen bij de beveiliging van hun operations, de efficiëntie en het gebruik van datacenters te verhogen, ondersteuning van hun eindgebruikers te verbeteren en bedrijfapplicaties te moderniseren. Om deze diensten en oplossingen te kunnen bieden, brengen wij capabilities in outsourcing services, systeemintegratie en adviezen, infrastructuur services, onderhoudsservices, en servertechnologie. Met meer dan 28.000 werknemers bedient Unisys commerciële bedrijven en overheidsinstellingen. Bezoek voor meer informatie www.<personname w:st="on">unisys</personname>.nl.

Is ECM werkelijk het laatste puzzelstukje na andere puzzelstukjes zoals CRM en ERP? Deze vraag stond centraal tijdens het ECM-seminar begin mei 2009 over Global Best Practices georganiseerd door Unisys en haar partners Microsoft<personname w:st="on">,</personname> Open Text en EMC op een prachtige locatie in de heuvels bij Nice. Tijdens Dag 1 kwamen vooral de trendwatchers voorbij met hun analyse van de ontwikkelingen op de ECM-markt. Dag 2 werd gevuld met gebruikers ervaring op het gebied van ECM. En tot slot konden op dag 3 de sponsors hun Case Studies ten toon spreiden. Een goede mix van visie<personname w:st="on">,</personname> ervaring en vakmanschap.

Trend en visie

Hans Kaashoek van Strategy Partners nam ons mee in de huidige markt en toekomstige trends. BIG is no longer beautiful. We hebben teveel een hypotheek op onze toekomst genomen en waar dat toe heeft geleid is duidelijk merkbaar. Veelbelovende ontwikkelingen bleken vaak weinig meer dan een zeepbel. Wat heeft compliancy ons tot nu toe echt geleverd? Bedrijven gingen voor hun winst en marktdominantie in plaats van voor de klant. Echte innovatie bleef achter door zelfgenoegzaamheid. Er is nu weer nadruk op de werkelijke ROI door een beperkter beschikbaar budget. Resultaten en verbetering van de operatie staan hoog in het vaandel. In 2009 en 2010 vragen klanten meer adaptatie<personname w:st="on">,</personname> flexibiliteit<personname w:st="on">,</personname> focus<personname w:st="on">,</personname> gebruiksvriendelijkheid en gemak.

Wall-E (Disney figuur) liet ons zien hoe hij oud ijzer aan het verzamelen was<personname w:st="on">,</personname> om het daarna te prakken in pakketjes schroot en op te stapelen tot grote onbruikbare bergen. Hanns Köhler-Krüner van AIIM-Europe vroeg zich af of wij de Wall-E’s zijn van de “unstructured informatie”. We prakken en slaan op<personname w:st="on">,</personname> maar wat doen we er mee? De Governance is nog steeds niet goed geregeld. Het minimaliseren van risico’s is een main driver voor bedrijven. In de Enterprise 2.0 zijn we van ‘Islands of We’ gegroeid naar ‘Extended Me. In plaats van voortdurend te zoeken komt op basis van ons profiel de informatie naar ons toe. Een nieuw paradigma vraagt om nieuwe tools zoals Open Source MIKE2 (www.openmethodology.org)

De nestor van ECM<personname w:st="on">,</personname> Wim Hamers van Unisys<personname w:st="on">,</personname> leerde ons het complete alfabet opnieuw. Tree P’s” en de rest. People<personname w:st="on">,</personname> Paper and Process zijn de ankerpunten waarlangs een secure ECM kan worden aangepakt. Dit als aanvulling op zijn verhaal van vorig jaar over de 9 stappen om van een ECM Blueprint tot een inrichting te komen.

In de volgende editie van VIP leest u het vervolg van dit verslag.

Mailprofs Kwaliteitsaward: Aanmeldingen bekend

Ook in 2009 kunnen DIV afdelingen weer meedingen naar de prestigieuze Mailprofs Kwaliteitsaward. Deze award wordt uitgereikt aan de DIV afdeling die in 2009 haar dienstverlening het meest heeft verbeterd en waarvan de resultaten bijdragen aan kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening.  Maar liefst 12 organisaties strijden dit jaar mee<personname w:st="on">,</personname> namelijk: Capelle a/d IJssel<personname w:st="on">,</personname> DCMR<personname w:st="on">,</personname> Gemeente Beek<personname w:st="on">,</personname> Gemeente Gemert-Bakel<personname w:st="on">,</personname> Gemeente Lelystad<personname w:st="on">,</personname> Gemeente Lisse<personname w:st="on">,</personname> Gemeente Losser<personname w:st="on">,</personname> Gemeente Reeuwijk<personname w:st="on">,</personname> Gemeente Waddinxveen<personname w:st="on">,</personname> Gemeente Zwolle<personname w:st="on">,</personname> MN Services en Provincie Overijssel. De samenwerkende organisaties; Mailprofs<personname w:st="on">,</personname> Document@work<personname w:st="on">,</personname> SOD Opleidingen<personname w:st="on">,</personname> GO opleidingen<personname w:st="on">,</personname> OZO-Netwerk en NVBA nomineren in mei drie organisaties. Namens Document@work zal ook dit jaar de secretaris Hans Dickerscheid deelnemen aan het nominatiecomité. De genomineerde organisaties zullen vervolgens worden bezocht door de jury en tijdens het congres Information & Document Manager van Heliview op 23 september 2009 zal de ‘DIV afdeling van het jaar 2009' bekend worden gemaakt.

Het blijft belangrijk dat de DIV afdelingen gemotiveerd worden en blijven om zich verder te ontwikkelen op het vakgebied. Zowel de Mailprofs Kwaliteitsaward als ook de jaarlijks toe te kennen Document@work Award zijn perfecte platvormen om deze stimulatie te bewerkstelligen. Het is opvallend dat zich dit jaar vooral overheidsinstellingen voor de Kwaliteitsaward hebben aangemeld<personname w:st="on">,</personname> terwijl er juist ook in het commerciële bedrijfsleven op het DIV vakgebied vele positieve ontwikkelingen te melden zijn. Hans Dickerscheid<personname w:st="on">,</personname> secretaris van Document@work roept daarom vooral deze laatste categorie op in 2010 aan de competitie deel nemen.

Samen met haar partners NVBA en RMC is <personname w:st="on">Document@work</personname> erin geslaagd de slagkracht van de uitgeverij en congresorganisator Sdu te contracteren. Sdu is onder meer de organisator van het Landelijke Architectuur Congres (LAC) dat al 10 jaar een zeer hoge opkomst aan eindgebruikers kent. De media power van Sdu zal, onder andere via de Automatisering Gids, worden aangewend om nieuwe groepen eindgebruikers te interesseren voor ons vakgebied. Zonder poespas blijft Document- en Records Management in het congres centraal staan. Het uitgebreide netwerk van Sdu in de wereld van HBO en Universiteiten zal ook gebruikt worden om studenten te interesseren voor een baan in de IT.

Bezoek ons via www.document2009.nl

De inhoud 

Documenten zijn er in verschillende vormen. Van de traditionele brief tot aan SMS berichten, e-mails en zelfs audio- en videobestanden. Uw klanten en medewerkers hebben verschillende informatiebehoeften, maar verlangen wel dat uw organisatie de documenten levert waar zij om vragen. De documenten moeten daarom snel en effectief gevonden worden en beschikbaar zijn. Ook de wetgeving vereist steeds meer dat bedrijven documenten bewaren en indien nodig kunnen reproduceren. 

Documentmanagement is daarom meer dan ooit van groot belang voor uw organisatie. Om u hierover up-to-date kennis te verschaffen, organiseert Sdu Uitgevers in samenwerking met <personname w:st="on">Document@work</personname>, NVBA en RMC op donderdag 5 februari 2009 het congres Document 2009. Dit congres (voorheen Document@management) is hét jaarcongres over Enterprise Content Management.

De tracks 

Ketenregie

Vanuit procesketens die van “klant-tot-klant” lopen moet de documenten direct beschikbaar zijn voor medewerkers en in toenemende mate voor de klanten. Klanten die steeds mondiger worden en graag via “selfservice” online zaken willen regelen. De klant hoeft niet meer te wachten of moeilijke formulieren in te vullen en heeft directe toegang tot zijn en haar persoonlijke dossier. Echter de organisatie moet de regie over de keten behouden en de toegevoegde waarde leveren tegen beheersbare kosten.

Transparantie

Vanuit de samenleving komt steeds meer de roep tot transparantie. Vertrouwen is goed, maar controleren is beter! Transparantie in content, processen, kosten en baten lijken bedreigend, maar kunnen anderzijds juist leiden tot kansen in deze onzekere tijden! Wie vertrouwen geeft zal vertrouwen oogsten, mits op openheid en eerlijkheid gebaseerd. Ook voor medewerkers worden bedrijven steeds transparanter, de grenzen van het kantoor vervagen als men mobiel met zijn werk op andere locaties bezig is en toegang heeft tot de benodigde documenten en contacten.

E-dossier 

Maar dan moet men die documenten wel snel en effectief kunnen vinden. Zoeken is mooi, maar vinden is beter! Natuurlijk leveren de huidige searchtools al enorme toegang tot documenten, maar de ervaring is dat we door de bomen toch nog veel moeite hebben om het bos te vinden. Wel worden steeds meer bronnen met elkaar verbonden. Tegenwoordig kan bijvoorbeeld via geografische kaarten toegang gekregen worden tot de onderliggende kenmerken van de objecten. 

Het programma.

Parallel sessies tijdens Document 2009

Parallel sessies 1         

E-dossiers Marcel Tiggelovend, Programmamanager Post & Archief, Belastingdienst

Transparantie Willem de Jager, Adjunct directeur Duurzame Mobiliteit, Rabobank

Ketenregie Johan van der Waal, Manager, CP-ICT Inwonerszaken

Search & Find Paul Ruijgrok, Operationeel Manager, KBenP 

Parallel sessies 2         

E-dossiers Hugo Butter, Programmamanager, ICTU

Transparantie Ineke Schop, Programmamanager, ICTU / <city w:st="on"><place w:st="on">Nederland</place></city> Open in Verbinding (NOiV)

Ketenregie Corné Dekker, <personname w:st="on">Info</personname>rmatie-architect, IenPM

Search & Find Willem van Hinsbergh, Adviseur product- en procesinnovatie, Kadaster 

Parallel sessies 3

E-dossiers Annelies Koning / Eric Carree, Slachtofferhulp

Transparantie Nog nader te bepalen

Ketenregie Jan Beens, Archiefinspecteur, Gemeente Nijmegen

Search & Find Nog nader te bepalen

Wanneer en waar?

Op 5 februari ontvangen wij u graag in Stadion Galgenwaard te Utrecht. Via een aantal media (o.a. de Automatisering Gids) zullen wij u de komende maanden verder over dit innoverende congres op de hoogte houden.

Bezoek ons via www.document2009.nl

In november 2007 heeft document@remove-this.work samen met IMEX en F&G de conferentie en beurs Document@remove-this.Management 2007 in Nieuwegein georganiseerd. Naast Keynote sprekers zoals Zsolt Szabo van Cap Gemini en Craig Le Clair van Forrester waren er ook veel parallelsessies die door partnerverenigingen werden uitgevoerd. Tevens was er de jaarlijkse uitreiking van de document@remove-this.work award. Deze keer aan de Prof.dr.ir. Erik Ketelaar voor zijn jarenlange verdiensten op het terrein van recordsmanagement. Voor het eerst dit jaar werd ook de Kwaliteitsaward aan de DIV-afdeling van het jaar overhandigd. Document@remove-this.work sponsort en werkt mee aan het tot stand komen van deze prijs.

In samenwerking met Interex, HP gebruikersvereniging, zijn een 2-tal congressen georganiseerd over Security en ECM op deelname aan de HP-Dutch World. Op dit laatste congres presenteerde het Ministerie van Binnenlandse Zaken hoe zij Enterprise Content Management tot een organisatiebreed succes heeft gemaakt; Philips hoe zij wereldwijd haar e-mail en e-mail archiveringsomgeving als een service uitbesteedt; de Rabobank hoe zij nieuwe diensten ontwikkelt met mobiele content en deze secure bij haar relaties brengt.

Het bestuur heeft in 2007 Hans Dickerscheid verwelkomt als nieuwe secretaris en afscheid genomen van Sebastiaan Bos van Morningstar Systems, hij kon helaas niet de tijd in document@remove-this.work stoppen die hij graag wilde. Ook ons Penningmeester Gert Jan Knoet heeft te kennen gegeven te willen stoppen na 17 jaar trouwe dienst. Voor het  overnemen van het penningmeesterschap hebben we een nieuwe bestuurslid gevonden bereid gevonden, de heer John Alberts van de ANWB.

In onze samenwerking met AIIM hebben wij het afgelopen jaar nader stappen gezet. Zo gaan we op het gebied van opleidingen, congressen en informatieuitwisseling meer activiteiten ondernemen. Hiertoe hebben we een letter-of-intent met AIIM getekend. Het lidmaatschap van AIIM loopt vanaf 2008 niet meer via document@remove-this.work, maar rechtstreeks aan AIIM. Hierdoor kunnen er minder problemen ontstaan in het afstemmen van administraties. Wel krijgt een lid nog steeds de korting op het AIIM-lidmaatschap

Eind 2007 heeft document@remove-this.work een nieuwe koers ingeslagen wat betreft haar jaarcongres en participatie in andere congressen. Het jaarcongres zal samen met de verenigingen RMC en NvBA in een nieuw jasje worden gestoken. Meer nieuws zal hierover medio 2008 volgen! Daarnaast gaat document@remove-this.work in 2008 voor het eerst deelnemen in de programmacommissie van het congres Document&Workflow van Heliview.

• Een gestructureerde benadering voor organisaties om te bepalen hoe lang e-mailberichten moeten worden bewaard, hoe het archiveringsproces moet worden gedefinieerd en gehandhaafd, en hoe kan worden gegarandeerd dat e-mailberichten uiteindelijk worden vernietigd.
• Automatische of interactieve archivering. E-mailberichten kunnen eenvoudig door gebruikers naar het archief worden versleept of automatisch door het systeem worden gearchiveerd. Het systeem voert geheel automatisch vooraf ingestelde regels ten aanzien van archivering- en recordsmanagement uit.
• Audit trails om vast te stellen wie wat heeft gedaan met e-mailberichten die als belangrijke business records worden beschouwd. Met een klik kunnen gebruikers details terugzien zoals wanneer en door wie een e-mailbericht is verwijderd.
• Uitgebreide zoekmogelijkheden, waardoor systeembeheerders, reviewers en auditors snel en eenvoudig toegang hebben tot opgeslagen e-mailberichten. Medewerkers in de gehele organisatie kunnen nu de inhoud van e-mailberichten volledig doorzoeken en benutten.
• Transparante archivering. Medewerkers hebben toegang tot opgeslagen e-mailberichten en kunnen deze gebruiken, net zoals zij dat kunnen met e-mailberichten op de mailserver. Gearchiveerde e-mailberichten zijn met een muisklik terug te halen uit het archief en men kan ze indien nodig aanpassen, doorsturen of verwijderen.
• Het eenvoudig verplaatsen van e-mail content naar effectievere opslagapparatuur. Hierdoor verbetert de performance van de mailsystemen en worden de opslagkosten lager.
• Snel en eenvoudig inzetbaar zonder installatie op de Microsoft Exchange Server of op individuele pc’s of laptops.

Het afgelopen jaar heeft document@work niet stilgezeten. Naast het mooie evenement Document 2009 samen met SDU hebben we wederom samengewerkt met Heliview in succesvolle evenementen zoals Document & Workflow 2009 en 2010. Waarbij document@work niet alleen in de programmacommissie deelnam, maar waarbij ik ook het genoegen mocht hebben als dagvoorzitter op te treden. Tevens werden in 2009 en 2010 de document@work Award uitgereikt aan Marcel Brok en John de Waard.

Daarnaast is document@work bezig geweest met evaluatie en herijking van haar doelstellingen en activiteiten. In de 2de helft van 2009 hebben wij samen met onze partners geëvalueerd en gebrainstormt. Recentelijk hebben we gesprekken gevoerd met belangrijke spelers in de ECM-markt met betrekking tot media en evenementen.

Graag willen we onze nieuwe richting en plannen met u delen!

Agenda ALV

1.      Opening en vaststelling agenda.

2.      Jaarverslag activiteiten 2009

3.      Jaarrekening 2009 en begroting 2010

4.      Verslag kascommissie

5.      Contributie 2011

6.      Mutaties bestuur (aftredend de heer Louis Ju)

7.      Nieuwe richting en activiteiten

8.      Rondvraag

9.      Glaasje en hapje

In verband met verzorging van dit evenement willen wij u vragen uiterlijk 15 juni via info@documentATwork.nl aan te geven met hoeveel personen u komt.

We hopen u hierbij te ontmoeten!

Met vriendelijke groet,

Philip van der Most

Voorzitter Document@work