aiim

Document@Work in VIPDOC - Maart 2012

Door: Hans Dickerscheid

Bereik meer met mobiliteit

<address>

De CEO laat er geen twijfel over bestaan: mobiliteit staat voor productiviteit en dus voor resultaat. Snel uitrollen dus die tablets, smartphones en ?mobile apps?. De CIO kijkt er iets anders naar en vraagt zich vertwijfeld af hoe enterprise content beveiligd blijft. De eindgebruiker gaat intussen zijn eigen gang. Hoe dan ook, een interessante uitdaging voor document professionals.

 

Wat moeten we met mobiliteit? Natuurlijk, zorg ervoor dat medewerkers onderweg op een eenvoudige en toch veilige manier bedrijfsinformatie kunnen gebruiken en verwerken. Maar er kan inmiddels veel meer. Steeds meer bedrijven en instellingen gebruiken de smartphone of tablet als startpunt van een proces. Dat kan via de vele business apps die beschikbaar zijn of die ondernemingen zelf bouwen. Maar dat kan ook door het gebruik van de steeds betere fotocamera?s waarmee de smartphone is uitgerust.

 

De eerste applicaties die mobiel beschikbaar werden waren e-mail en agenda. Daar hoef je vandaag de dag niet meer mee aan te komen. Dat is inmiddels standaard, gesynchroniseerd met de bedrijfsserver en ook geïntegreerd met je agenda op bijvoorbeeld Facebook. Deze applicaties zijn ook eenvoudig goed te beveiligen. E-mail en agenda waren de eerste aanzet tot Het Nieuwe Werken. Inmiddels willen gebruikers meer. Ze willen met hun eigen mobiele devices kunnen werken (Bring Your Own Device - BYOD) en bedrijfsinformatie moet in hun ogen altijd beschikbaar zijn.  Is het nu een verkoper langs de weg die het CRM-systeem wil benaderen of een servicemonteur die voorraden wil controleren in een ERP-systeem. En kijk je naar de overheid dan zijn er steeds meer gemeenten die bijvoorbeeld documenten voor raadsvergaderingen voor de iPad beschikbaar maken, geïntegreerd met het document management systeem. Wat opvalt, is dat organisaties er voor kiezen slechts een deel van de complete functionaliteit ter beschikking te stellen van bijvoorbeeld een document management systeem. ?Een verstandig besluit?, vertelt Dennis Kosse, solution architect bij Unisys. ?Het gaat te ver om een compleet CRM-systeem of een volledig DMS geschikt te maken voor mobiele apparaten. Als je het goed bekijkt, zit de gebruiker daar ook niet op te wachten.?

 

Die eindgebruiker wil de aankoophistorie van een klant opvragen of de laatste vergaderstukken kunnen wijzigen op de tablet. Met die wetenschap kun je mobiele applicaties bouwen die wel gebruikmaken van back-office systemen maar die niet de volledige functionaliteit bieden. Goed voorbeeld is de ontwikkeling van een app waarmee gemeenteraadsleden op de tablet pc annotaties kunnen maken bij de stukken. ?Dan profiteer je wel van een deel van de functionaliteit van een ECM-systeem, je hebt ook het gemak van werken met papier omdat je aantekeningen kunt maken en je bent mobiel: of thuis op de bank, of in de raadszaal of op het stadhuis.?

 

De volgende generatie mobiele applicaties bevat workflow functionaliteit. Bijvoorbeeld als inderdaad foto?s als input dienen van een proces. Onderzoek van AIIM, verwoord in een white paper Making the most of Mobile, wijst uit dat ongeveer een derde van de respondenten (afkomstig van de AIIM community) de fotofunctie zakelijk gebruikt om foto?s als records vast te leggen, om barcodes te scannen of om formulieren te kunnen verwerken. Deze input komt als het ware binnen in een grote digitale postkamer, wordt herkend en er wordt een proces opgestart. Bijvoorbeeld om gefotografeerde onkostendeclaraties te accorderen. Leuk om te noemen is de mogelijkheid van verschillende gemeenten om ?meldingen openbare ruimte? van een foto te voorzien. De melder krijgt aan het eind van het proces een foto retour om te laten zien dat de rommel is opgeruimd.

Conclusie: voorbeelden genoeg van bedrijven en instellingen die meer doen met mobiliteit. Maar dan weloverwogen en stapsgewijs. Document@Work hoort graag welke voorbeelden u in de praktijk heeft.

Document@remove-this.Work is een gebruikersvereniging die zich tot doel stelt kennis te bevorderen en te delen van Enterprise Content Management. Ook nieuwe technologische ontwikkelingen die betrekking hebben op de vastlegging, presentatie en verveelvoudiging van documenten en informatie in de ruimste zin van het woord staan bij Document@Work prominent op de agenda. U kunt op twee manieren participeren in de Document@Work commununity

? Als e-lid door uw e-mail adres te registeren krijgt u maandelijks gratis een nieuwsbrief met het laatste nieuws en uitnodigingen voor evenementen op uw vakgebied

? Als volledig lid geniet u van een groot aantal (kortings)voordelen. U vindt deze voordelen op www.documentatwork.nl.

</address>

---